Архивы Новгородской области

Внимание:

С 10 октября читльный зал ГАНО работает в обычном режиме: понедельник - четверг с 9.00 до 17.00, обед с 13.00 -14.00. Последний четверг месяца санитарный день.

Читальный зал нашего архива является тем самым местом, как утверждает ведущий методист читального зала Тинт Мария Владимировна, где «шуршат» страницами истории... Именно здесь работают наши исследователи, гости Великого Новгорода и сами новгородцы. Они работают с бесценными архивными документами.

За период с 2006 по 2008 год в читальный зал обратились 817 исследователей, которым для работы было предоставлено 18 577 архивных дел.

студенты НОВГУ
в читальном зале

ПРАВИЛА работы пользователей в читальном зале Государственного исторического архива Новгородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с «Правилами работы пользователем в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», утвержденными приказом Федеральной архивной службы (Росархива) от 06.07.1998 № 51.

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале Государственного исторического архива новгород­ской области.

1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.

1.4. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с установленным порядком.

1.6. Распорядок работы читального зала устанавливается руко­водством архива.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива.

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений, служебные задания должны представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая сте­пень, тема и хронологические рамки исследования.

2.2.1. Студенты высших и средних специальных учебных заведений допускаются к работе с документами на основании письма вуза за
подписью ректора (проректора или декана факультета) с обоснованием необходимости работы с документами архива.

2.2.2. Учащиеся средних общеобразовательных учебных заведений (школ, гимназий) в исключительных случаях допускаются к работе
с архивными документам в присутствии преподавателя на основании письма соответствующего учебного заведения.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководст­вом государственного архива на текущий год. При продлении срока или изменении темы пользователь представляет новое письмо.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и за­полняют анкету установленного образца.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей.

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе и фото­документы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточке фотокаталога архива).

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и услови­ях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архиве справочниках.

3.2.3. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, в органы управления архивным делом субъекта РФ, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными мате­риалами из фондов научно-справочной библиотеки, справочно-иформационного фонда.

3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предо­ставленных им дел, документов, архивных справочников,

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использова­ние технических средств допускается, если это не мешает работе дру­гих исследователей.^*

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его сот­рудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или по­мощники при условии наличия у них официального письма для работы в читальном зале архива.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале архива.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале по­сещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, ука­зывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т. п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.4.6. В соответствии с Законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12 п. 2) исполь­зовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т. е. указывать название архива, хра­нящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).

3.5. Пользователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архив­ных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных до­кументов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материаль­ный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата.

4.1. Дела предоставляются пользователям на основании за­полненных бланков заказов.

4.2. Дела выдаются пользователям под расписку в журнале выдачи дел в читальном зале за каждую единицу хранения.

4.3. Дела и описи, выданные пользователю, выносить из чи­тального зала запрещается.

4.4. Пользователю для работы в читальном зале единовременно выдаются:

— не более 5 описей (в день заказа) сроком на 5 дней

— не более 5 дел из фондов дореволюционного периода (через 2 дня — во второй его половине после заказа)

— не более 10 дел из фондов советского периода (через 1 день во второй его половине после заказа)

4.4.1. Иногородним пользователям по срочным требованиям выдаются:

— 5 дел из фондов дореволюционного периода (на следующий день
после заказа)

— 10 дел из фондов советского периода (в день заказа).
В исключительных случаях в зависимости от срока работы в читальном зале, количество выдачи дел иногородним пользователям мо­жет быть увеличено, но не более, чем на пять дел.

4.5. Особо ценные документы выдаются сроком на 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива выдаются на 1 день. Дела, не имеющие категории вышеназванных документов выдаются пользо­вателям в читальный зал сроком на 1 месяц.^*

4.5.1. Несброшюрованные документы (россыпь) для пользования не выдаются.

4.6. Порядок выдачи отдельных категорий материалов, в частности
документов высших органов государственной власти и органов государственного управления, внешнеполитической, статистической, картографи­ческой документации, а также биографических документов ныне живущих политических и общественных деятелей, работников науки, литературы и искусства регламентируется специальными нормативными документами.

4.6.1. Биографические документы, переданные на хранение в государственный архив наследниками деятелей выдаются в читальный зал на условиях, оговоренных при передаче.

4.7. В случае непосещения читального зала пользователем
свыше 3-х недель подготовленные для него дела возвращаются в хранили­ще. Повторный заказ на эти дела исследователь имеет право оформить
только через 2 месяца.

4.8. Очередной заказ на выдачу дел принимается от пользователей при условии сдачи ими отработанных дел строго по имеющемуся у него требованию.

4.9. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных и особо ценных документов), продление сроков ис­пользования уникальных и особо ценных документов согласуется с руко­водством архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архива.

4.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.10.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные сумки, хозяйственные сумки (размером более 200x300 мм), пластиковые пакеты, зонты.

4.10.2. Передавать дела другим лицам, делать в документах пометки, подчеркивания, писать на листах бумаги, положенных на рас­крытые дела, загибать углы листов, вкладывать в дела посторонние предметы.

4.10.3. Пользоваться при непосредственней работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими ре­жущими предметами.

4.11. При получении дел пользователь обязан тщательно проверить
их наличие и состояние. При обнаружении каких-либо дефектов необхо­димо на это обратить внимание работников архива.

4.12. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

— их плохого физического состояния;

— ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

— необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов но запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовления страхового фонда, проведения проверки наличия документов, реставрации или копирования документов, оформления рассекреченных дел и др.);

— выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

— экспонирования заказанных материалов на выставке;

— выдачи их другому пользователю;

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Порядок работы пользователей в читальном зале по оформлению заказа (требования).

5.1. Пользователь знакомится с «Путеводителем по Государст­венному архиву Новгородское области» и дополнением к нему.

5.2. Определив конкретные фонды по своей теме, пользователь заказывает описи и просматривает их.

5.3. После просмотра описи пользователем оформляется бланк
заказа (требование) на выдачу дел — (Приложение № 4).

5.3.1. В требовании пользователь указывает фамилию, имя, от­чество, тему и цель его работы, номер фонда, описи, дела (единицы хранения), связку и адрес фонда.

Данные вышеназванных реквизитов с описи переносятся в бланк требования следующим образом:

— номер фонда (на обложке описи) — в графу № 1.

— номер описи — в графу № 2. При наличии нескольких описей в пределах одного фонда номера описей в требование переносятся по по­рядку возрастания их номеров.

— номер дела (порядковый номер в описи) — в графу № 3 по порядку их возрастания.

— номер связки (в описи — в графе «Примечание») — напротив соответствующих дел в графу № 4.

— адрес фонда (на внутренней стороне обложки описи) — в правый
верхний угол.

5.4. На одном бланке требования оформляются дела только одного фонда.

6. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

6.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, фотоотпечатки. Качество изготовляемых копий обеспечивается архивом.

6.2;. Заказы на копирование оформляются пользователями по установленным в архиве правилам.

6.3. Копирование документов негосударственной части Архив­ного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение, или хранение по договору.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

6.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, осуществляется в соответствии с Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах».

6.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

6.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме произво­дятся с разрешения руководства архива.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполне­нии которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных и особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, реша­ются руководством архива.

6.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользова­телей не производится.

Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

6.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техничес­кими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с разреше­ния руководства архива в его помещении и под контролем сотрудника читального зала.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.

6.9. По согласованию с руководством архива исследователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические ма­териалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под контролем их сот­рудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

6.10. Копии документов выдаются пользователям или их до­веренным лицам, а также пересылаются по указанным адресам.

6.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовлен­ные архивом по заказам пользователей с изъятием текста при копиро­вании рассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.