Вкл.
Выкл.
Обычная
версия сайта
Официальный сайт архивной службы Новгородской области

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Архивное управление комитета

12 ноября архивным управлением комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Открытом акционерном обществе «Заряд»

СПРАВКА

о результатах проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Открытом акционерном обществе «Заряд»

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 10  областного закона от 21 марта 2005 года № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» и приказом комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области от 02.10.2009 № 705 «О проведении проверок архивов организаций» главным специалистом-экспертом отдела организации обеспечения сохранности архивных документов и информационных услуг архивного управления комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области Корниловой Е. Н. и главным архивистом отдела комплектования ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее — ГОУ ГАНИНО) Ивановым А. С. 12 ноября 2009 года была проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Открытом акционерном обществе «Заряд» (далее — ОАО «Заряд»).

Проверкой установлено:

1. Организационное и методическое обеспечение работы архива ОАО «Заряд»

Приказом генерального директора ОАО «Заряд» от 20.02.2007 № 25 архивариусом назначена Александрова Т. В.

Приказом генерального директора ОАО «Заряд» от 04.06.2007 № 42 создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в составе 4-х сотрудников. Председателем ЭК является начальник отдела труда, заработной платы и кадров Воробьева Л. А., секретарем ЭК- архивариус Александрова Т. В.

ОАО «Заряд» разработаны положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденные генеральным директором и согласованные директором ГОУ ГАНИНО 14.04.2007.

В своей работе архивариус ОАО «Заряд» руководствуется должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором 20.02.2007 г.

ОАО «Заряд» в своей работе руководствуется следующими законодательными, нормативными правовыми и методическими документами по архивному делу:

  • Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Областным законом от 21 марта 2005 года № 441—03 «Об архивном деле в Новгородской области»;
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) (далее — Правила);
  • ГОСТ Р.6.30—2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);
  • Номенклатурой дел на 2009 год, согласованной экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области (протокол от 25.12.2008 № 11);
  • Годовыми планами работы архива ОАО «Заряд» и планами-графиками, согласованными ГОУ ГАНИНО.

2. Подготовка документов ОАО «Заряд» к постоянному хранению

Заседания экспертной комиссии проводятся 1—2 раза в год по мере необходимости. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК, хранятся в отдельном деле.

Документы из структурных подразделений ОАО «Заряд» передаются архивариусу. Архивариус проводит обработку дел (подшивает дела, оформляет обложки дел), составляет описи дел постоянного хранения и по личному составу и направляет их на утверждение и согласование экспертно-проверочной методической комиссии комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области согласно плану-графику, согласованному ГОУ ГАНИНО, оформление их соответствует Правилам. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составлялись за 1967—1982 годы и находятся в отдельных подшитых делах.

Проверкой установлено, что качество обработки документов постоянного хранения и по личному составу не соответствуют требованиям Правил — отдельные дела не подшиты (находятся в россыпи или на скоросшивателях), на обложках некоторых дел не указаны номера дел по описи, количество листов в деле, крайние даты дел; в некоторых делах отсутствует лист-заверитель. Некоторые заголовки дел не соответствуют включенным в дело документам.

3. Обеспечение сохранности документов ОАО «Заряд»

Архивохранилище ОАО «Заряд» находится на 2 этаже производственного здания. Охранная сигнализация отсутствует. Доступ в архивохранилище ограничен. Дверь деревянная обита железом, опечатывается. Освещение искусственное, лампы накаливания в закрытом исполнении. Окна отсутствуют. Электровыключатель расположен внутри архивохранилища, проводка открытая. Помещение оборудовано огнетушителем. В архивохранилище имеется термогигрометр, однако журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов не ведется. Температурный режим не соблюдается. Архивохранилище не отапливается и требует косметического ремонта.

Документы расположены на смешанных стеллажах, в связках по годовым разделам, согласно описям дел. На связках имеются ярлыки с указанием номера связки, номеров дел и годового раздела. Документы постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения расположены на разных стеллажах.

На момент проверки в архиве ОАО «Заряд» по утвержденным описям дел должно храниться 116 единиц постоянного хранения за 1998—2006 годы. Сплошная проверка дел постоянного хранения показала, что в архиве отсутствуют следующие дела постоянного хранения.

За 1998 год — Протокол заседания Совета директоров открытого акционерного общества «Заряд»; Годовой статистический отчет акционерного общества по выпуску продукции (форма № 1-П); Годовой статистический отчет о поставке товаров для экспорта (форма № 8-ВЭС).

За 1999 год — Годовой статистический отчет акционерного общества по выпуску продукции (форма № 1-П); Годовой статистический отчет о поставке товаров для экспорта (Форма № 8-ВЭС).

За 2000 год — Договоры на аренду помещений ОАО «Заряд» и документы к ним; Штатное расписание; Протоколы периодических испытаний конденсаторов; Годовой отчет ОАО «Заряд» по основной деятельности; Годовой статистический отчет о поставке товаров для экспорта (Форма № 8-ВЭС).

За 2001 год — Протокол годового собрания ОАО «Заряд»; Штатное расписание; Годовой статистический отчет ОАО «Заряд» по труду и заработной плате (форма № П-4); Протоколы периодических испытаний конденсаторов; Годовой отчет ОАО «Заряд» по основной деятельности; Годовой статистический отчет о поставке товаров для экспорта (форма № 8-ВЭС).

За 2002 год — Годовой статистический отчет ОАО «Заряд» по труду и заработной плате (форма № П-4); Годовой отчет ОАО «Заряд» по основной деятельности.

За 2003 год — Протокол общего годового собрания акционеров ОАО «Заряд»; Штатное расписание; Годовой статистический отчет по труду и заработной плате (ф. № П-4).

За 2005 год — Протокол общего годового собрания акционеров предприятия; Протоколы заседаний Совета директоров предприятия.

По учетным документам в архиве находятся 6578 единиц хранения по личному составу за 1944—2006 годы.

Проверкой установлено, что в архивохранилище находятся дела с истекшими сроками временного хранения за 1959—1997 годы, на которые составлена опись дел долговременного хранения.

Трудовые книжки, личные карточки работников (ф. Т-2) и личные дела работников ОАО «Заряд» хранятся в сейфе отдела труда, заработной платы и кадров.

4. Использование документов архива

Документы ОАО «Заряд» используются для исполнения запросов социально-правового характера. Выдаются справки по заработной плате и стажу работы. Запросы по стажу работы исполняются архивариусом. Заявления, запросы организаций, копии выданных справок формируются в отдельное дело за каждый год. По запросам о заработной плате архивариус составляет проект справки и передает ее для дальнейшего оформления в бухгалтерию ОАО «Заряд». Бухгалтерия оформляет справку и при выдаче регистрирует в журнале.

В архиве заведен журнал выдачи документов во временное пользование, но документы из архива не выдаются.

В целях устранения отмеченных в ходе проверки нарушений и дальнейшего совершенствования работы архива ОАО «Заряд» рекомендуем:

1. Провести до 01.09.2010 года полистную проверку наличия дел постоянного хранения за 1998—2006 годы с устранением недостатков в формировании и оформлении дел (пп. 3.6. Правил).

2. Провести до 01.03.2010 года розыск необнаруженных во время проверки дел постоянного хранения за 1998—2005 годы (п. 4.7.9. Правил).

3. Провести до 01.10.2010 года работу по выделению к уничтожению дел за 1959—1997 годы с истекшими сроками хранения, на которые составлены описи дел долговременного хранения (п. 3.7.24. Правил).

4. Организовать передачу дел из структурных подразделений ОАО «Заряд» в архив (п. 3.7.25. Правил).

5. Привести условия хранения документов в соответствие с требованиями Правил:

— провести косметический ремонт в архивохранилище (п. 4.3.3. Правил);

- оборудовать помещение архивохранилища охранной сигнализацией (п. 4.3.4. Правил);

— обеспечить соблюдение температурно-влажностного режима в архивохранилище, регистрировать показания контрольно-измерительных приборов в журнале регистрации показаний (п. 4.3.2. Правил);

— перенести электровыключатель за пределы архивохранилища, электропроводку привести в скрытое исполнение (п. 4.2.6. Правил).

  Новости

Версия для слабовидящих
Обычная версия