Вкл.
Выкл.
Обычная
версия сайта
Официальный сайт архивной службы Новгородской области

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Проверка архива Новгородского областного суда

20 ноября 2009 года архивным управлением комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Новгородском областном суде.

СПРАВКА

о результатах проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Новгородском областном суде

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 10 областного закона от 21 марта 2005 года № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» и приказом комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области от 02.10.2009 года № 705 «О проведении проверок архивов организаций» главным специалистом-экспертом отдела организации обеспечения сохранности архивных документов и информационных услуг архивного управления комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области Корниловой Е. Н., ведущим методистом отдела комплектования ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее — ГОУ ГАНИНО) Калининой И. В. 20 ноября 2009 года была проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Новгородском областном суде (далее — областной суд).

Проверкой установлено:

1. Организационное и методическое обеспечение работы архива областного суда

Приказом председателя областного суда от 04.11.1999 № 137 главный специалист отдела судопроизводства Варфоломеева В. А. назначена ответственной за архив. В должностном регламенте главного специалиста отдела судопроизводства — ответственной за архив, утвержденном 27.03.2001 № 31, определены обязанности по организации и ведению архива областного суда.

В областном суде разработаны положения об архиве и экспертной комиссии (далее — ЭК), утверждены председателем 27.10.2008г. и согласованы ГОУ ГАНИНО 23.10.2008г.

Приказом председателя областного суда от 16.05.2008 № 91 л/с «О мерах по реализации приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 года № 157 (в редакции приказа от 28.08.2007 № 102)», создана экспертная комиссия в составе 5 человек. Председателем комиссии назначен заместитель председателя областного суда Поморжанский А. В., секретарем ЭК — ответственная за архив Варфоломеева В. А.

Работа архива областного суда планируется. План работы составляется ежегодно и утверждается руководством областного суда. Сроки представления документов на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области и передачи документов на постоянное хранение устанавливаются в соответствии с графиками, согласованными с ГОУ ГАНИНО.

Новгородский областной суд руководствуется следующими законодательными, нормативными и методическими документами по архивному делу:

— Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Областным законом от 21 марта 2005 года № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области»;

— Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) (далее Правила);

— Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.12.2004 года № 161;

— Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005г. № 157;

— ГОСТ Р.6.30—2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);

— Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.07.2007г. № 70.

Номенклатура дел на 2008 год согласованна экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления Новгородской области (протокол от 21.12.2007 № 12).

2. Подготовка документов областного суда к постоянному хранению

Заседания ЭК проводятся 1—2 раза в год по мере необходимости. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК, хранятся в отдельном деле. Специалисты структурных подразделений формируют и подшивают дела, оформляют обложки дел, составляют описи дел структурных подразделений. Документы по описям дел передаются из структурных подразделений ответственной за архив. Ответственная за архив составляет сводные описи дел и направляет их на утверждение и согласование экспертно-проверочной методической комиссии комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области.

Качество обработки документов постоянного хранения и по личному составу, составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу соответствует требованиям Правил.

На документы с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все акты хранятся в отдельном деле.

3. Обеспечение сохранности документов областного суда

Архивохранилище областного суда расположено в административном здании на первом этаже и состоит из трех помещений. Окна отсутствуют. Для искусственного освещения используются люминесцентные лампы. Отопление централизованное. Двери металлические, имеется запасной выход. Полы покрыты пожароустойчивым покрытием, проводка скрытая, выключатель находится вне помещения. Архивохранилище оборудовано современной пожарной и охранной сигнализацией. Кроме того, в архивохранилище имеются два порошковых огнетушителя. В архивохранилище установлены два гигрометра психрометрических ВИТ-2. Санитарно-гигиенический режим соблюдается.

Два помещения оборудованы металлическими стеллажами и шкафами. Дела хранятся на стеллажах в связках, вертикально, по годовым разделам описей дел. На стеллажах имеются топографические указатели.

В первом помещении хранятся уголовные дела за 1986—2006 годы, картотека на судебные дела, учетно-статистические и алфавитные карточки.

Во втором — дела постоянного хранения за 1992—2006 годы, по личному составу за 1944—2006 годы, гражданские дела за 1986—2006 годы, документы управления юстиции Новгородской области по личному составу за 1956—1968 годы, картотека кассационных дел и дела надзорного производства за 20022006 годы.

Третье помещение — комната для работы ответственной за архив.

Сплошная проверка наличия дел постоянного хранения показала, что в архиве областного суда находятся все дела, в соответствии с утвержденными описями дел в количестве 85 единиц хранения за 1992—2006 годы.

В архиве хранится по описям уголовных дел постоянного хранения 1609 единиц хранения за 1986—2006 годы, по описям гражданских дел постоянного хранения 486 единиц хранения за 1992—2006 годы, по описям дел по личному составу 1608 единиц хранения за 1944—2006 годы.

Ответственная за архив, ведет журнал выдачи дел во временное пользование работникам суда, адвокатам, следователям. Сроки возврата дел соблюдаются.

Личные дела, личные карточки (форма Т-2), трудовые книжки государственных служащих, судей, персонала хранятся в отделе кадров, в металлическом сейфе.

Ежегоднона 1 декабря в ГОУ ГАНИНО представляется паспорт архива областного суда.

4. Использование документов архива

Документы областного суда используются для исполнения запросов социально-правового характера, по уголовному и гражданскому судопроизводству. Запросы регистрируются в журнале входящей корреспонденции. Запросы по стажу работы, по уголовному и гражданскому судопроизводству исполняет ответственная за архив. Ведется журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов. Ответственной за архив за 2008 год исполнено 187 запросов, за 2009 год по момент проверки — 121 запрос. Качество исполнения запросов соответствует требованиям Правил. Сроки исполнения не нарушаются. Запросы, заявления, копии выданных справок хранятся в отдельном деле. Поступающие запросы по заработной плате исполняет бухгалтерия Судебного департамента по Новгородской области.

  Архивный комитет Новгородской области Новости

Версия для слабовидящих
Обычная версия