Вкл.
Выкл.
Обычная
версия сайта
Официальный сайт архивной службы Новгородской области

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Проверка архива комитета по охране здоровья населения области

2 декабря 2009 года архивным управлением комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области проведена контрольная проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета по охране здоровья населения области

СПРАВКА

о результатах контрольной проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета по охране здоровья населения области

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статьей 10 областного закона от 21 марта 2005 года № 441—03 «Об архивном деле в Новгородской области» и приказом комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области от 02.10.2009 № 705 главным специалистом-экспертом отдела экспертной и методической работы архивного управления комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области Волчугиной Р. А. и ведущим методистом отдела комплектования ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее — ГОУ ГАНИНО) Сизяковой С. Ю. 2 декабря 2009 года была проведена повторная контрольная проверка по выполнению рекомендаций, данных при проверках архива комитета по охране здоровья населения области (далее — комитет) 28 августа 2007 года, 27 ноября 2008 года и 4 июня 2009 года.

В ходе контрольной проверки установлено, что дела постоянного хранения и по личному составу, а так же документы временного срока хранения хранятся раздельно, на отдельных стеллажах. Дела постоянного хранения за 1997—2006 годы, дела по личному составу за 1988—2006 годы и лицевые счета за 1970—1987 годы хранятся в архивных коробках. Дела по личному составу за 1939—1987 годы и личные дела уволенных работников упакованы в связки, упаковочная бумага и ярлыки на которых заменены. На стеллажах имеются топографические указатели.

В архиве комитета проведена проверка наличия дел постоянного хранения и по личному составу. По итогам проверки составлены акты проверки наличия и состояния дел постоянного хранения за 1996—2006 годы и по личному составу за 1939—2006 годы. Акты утверждены председателем комитета.

В ходе проверки наличия дел постоянного хранения установлено, что в соответствии с описью дел постоянного хранения, утвержденной экспертно — проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления области, в архиве комитета числится 445 ед. хр. за 1996—2006 годы. На момент проверки в архиве комитета находилось 430 ед. хр. за 1996—2006 годы, не обнаружено 15 ед. хр. за 1997—2005 годы:

- годовые статистические сведения о медицинских кадрах за 1997 год;

- штатное расписание комитета по охране здоровья населения области на 2003 год;

- годовой бухгалтерский отчет комитета за 2004 год;

- постановления, распоряжения, приказы Правительства Российской Федерации по основной деятельности комитета за 2005 год;

- постановления и распоряжения Администрации Новгородской области по деятельности комитета за 2005 год;

- протоколы аппаратных совещаний за 2005 год;

- приказы по основной деятельности за 2005 год, том 4;

- журнал регистрации приказов по основной деятельности;

- информация об областной Программе государственных гарантий оказания гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи за 2005 год;

- годовые статистические отчеты комитета и подведомственных учреждений о медицинских кадрах (ф. № 17) за 2005 год;

- годовые статистические сведения о составе и профессиональном образовании работников, замещающих должности государственной гражданской службы (ф. № 1-ГС, 2-ГС) за 2005 год;

- штатное расписание комитета на 2005 год;

- штатные расписания областных учреждений здравоохранения на 2005 год;

- годовой отчёт по налогам за 2005 год.

В архиве комитета проведена полистная проверка дел постоянного хранения, заменены ветхие обложки дел.

В ходе проверки наличия дел по личному составу установлено, что в соответствии с описью дел по личному составу, согласованной ЭПК архивного управления Новгородской области, в архиве комитета числится 764 ед. хр. за 1939—2006 годы. На момент проверки в архиве комитета находилось 717 ед. хр. по личному составу за 1939 — 2006 годы, не обнаружено 47 ед. хр. за 1944—2005 годы:

- приказы облздравотдела за 1944—1950, 1967, 1971, 1996 (1 том), 2000 (тома 2, 3, 4), 2002 (том 1), 2004 (том 3), 2005 (тома 1, 2, 3), годы и книга приказов по специальному психоневрологическому сезонному санаторию за 1971 год в количестве 19 ед. хр.;

- лицевые счета работников облздравотдела, областного врачебно-физкультурного диспансера, Новгородского областного бюро судебной медицинской экспертизы, областного дома санитарного просвещения, централизованной бухгалтерии облздравотдела за 1946, 1967, 1971 годы в количестве 6 ед. хр.;

- списки врачей и среднего медицинского персонала Новгородской области за 1948, 1974 годы в количестве 3 ед. хр.;

- документы о персональном распределении и перераспределении молодых специалистов (удостоверения, подтверждения) за 1988 — 1995 годы в количестве 8 ед. хр.;

- журнал учета молодых специалистов за 1988 — 1995 годы в количестве 8 единиц хранения;

- личные карточки сотрудников комиссии по лицензированию и аккредитации медицинской и фармацевтической деятельности и постоянно действующих курсов повышения квалификации (форма Т-2) за 2002, 2004, 2005 годы в количестве 3 ед. хр.

Вопрос об утрате дел постоянного хранения и по личному составу рассматривался на заседании ЭК комитета (протокол от 01.12.2009 № 1), решением которого было продолжить поиск утраченных дел постоянного хранения и по личному составу в структурных подразделениях комитета до 15 декабря 2009 года, а к 25 декабря 2009 года представить документы по результатам розыска дел на рассмотрение ЭПМК комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области.

В комитете ведётся работа по экспертизе ценности личных дел уволенных сотрудников.

На документы, сроки хранения которых истекли, составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В ходе контрольной проверки установлено, что не все рекомендации, данные при проведении проверок, выполнены:

- в архивохранилище дополнительные стеллажи не установлены;

- контрольно — измерительные приборы для определения температурно — влажностного режима не приобретены;

- из архивохранилища не убраны посторонние предметы (компьютерная техника).

В целях устранения отмеченных недостатков и дальнейшего совершенствования работы архива комитета рекомендуем:

1. Приобрести для архивохранилища дополнительные стеллажи и контрольно-измерительные приборы для определения температуры и влажности. Вести контроль за соблюдением температурно — влажностного режима в архивохранилище, показатели приборов регистрировать в соответствующем журнале (см. п. 4.3.2.4. Основных правил работы архивов организаций, стр. 31—32);

2. Убрать из архивохранилища посторонние предметы (до 31.12.2009 года).

3. Завершить розыск отсутствующих дел постоянного хранения и по личному составу до 25.12.2009 года. Документы по итогам розыска дел постоянного хранения за 1996—2006 годы и по личному составу за 1939—2006 годы представить на рассмотрение ЭПМК комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области (январь 2010 года).

4. Завершить в 2010 году работу по экспертизе ценности личных дел уволенных.

  Новости

Версия для слабовидящих
Обычная версия