Архивы Новгородской области

24 ноября 2009 года архивным управлением комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в ФГОУ СПО «Новгородский агротехнический техникум

СПРАВКА

о результатах проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документовв Федеральном государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Новгородский агротехнический техникум»

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 10 областного закона от 21 марта 2005 года № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» и приказом комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области от 02.10.2009 года № 705 «О проведении проверок архивов организаций» главным специалистом-экспертом отдела экспертной и методической работы архивного управления комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области Волчугиной Р. А. и главным архивистом отдела комплектования ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» Михеичевой М. М. 24 ноября 2009 года была проведена проверка соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Федеральном государственном образовательном учреждении среднего профессионального образования «Новгородский агротехнический техникум» (далее — техникум).

Проверкой установлено:

1. Организационное и методическое обеспечение работы архива техникума

Приказом директора техникума от 01.10.2009 № 151/а «О назначении ответственного за архив» ответственной за архив назначена старший инспектор отдела кадров Морозова Н. А. В её должностную инструкцию, утвержденную директором техникума 01.10.2009 года, включены обязанности по формированию дел постоянного хранения, обеспечению их сохранности, составлению описей постоянного хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, а так же передаче дел по утвержденным описям постоянного хранения в ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (ГОУ ГАНИНО) в установленные архивом сроки.

В техникуме разработаны и утверждены директором положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК) техникума, согласованы с ГОУ ГАНИНО 08.04.2009 года.

Приказом директора техникума от 24.02.2009 № 59-к «О создании экспертной комиссии» создана ЭК в количестве 7 человек. Председателем комиссии назначен заместитель директора по учебно-методической и воспитательной работе Петрова О. В., секретарём ЭК назначена ответственная за архив Морозова Н. А.

Техникум руководствуется следующими законодательными, нормативными и методическими документами по архивному делу:

— Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Областным законом от 21 марта 2005 года № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области»;

— Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года) (далее — Правила);

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 года);

— ГОСТ Р.6.30—2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Номенклатура дел техникума на 2008—2009 учебный год согласована экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области (ЭПМК) (протокол от 29.05.2009 № 4).

В своей работе архив техникума руководствуется планом работы архива и графиками упорядочения и приема документов на государственное хранение, согласованными с ГОУ ГАНИНО. План работы архива составляется ежегодно и утверждается директором техникума.

2. Подготовка документов техникума к постоянному хранению

Заседания ЭК проводятся 1—2 раза в год по мере необходимости. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК, хранятся в отдельном деле.

Документы из структурных подразделений техникума передаются ответственной за архив в соответствии с утвержденным планом работы архива, после проведения специалистами техникума экспертизы ценности. Ответственная за архив подшивает дела, оформляет обложки дел, составляет описи дел постоянного хранения и по личному составу, направляет их на утверждение и согласование ЭПМК комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области.

Проверкой установлено, что качество составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а так же научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу соответствует требованиям Правил (дела подшиты и обложки дел оформлены правильно, листы в делах пронумерованы, составлен лист-заверитель). Заголовки дел соответствуют включенным в дело документам.

На документы с истёкшими сроками хранения акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не составлялись.

3. Обеспечение сохранности документов техникума

Архив техникума размещён в двух архивохранилищах.

Архивохранилище 1 находится на втором этаже здания. Архивохранилище без окон, для искусственного освещения используются лампы, закрытые плафонами. Отопление центральное, имеется запасной выход, двери металлические, выключатель находится вне помещения. В архивохранилище установлены два порошковых огнетушителя. Температурно-влажностный режим не контролируется. Влажная уборка в помещении проводится регулярно, но помещение архивохранилища 1 нуждается в косметическом ремонте. Архивохранилище оборудовано металлическими стеллажами. Дела постоянного хранения за 1997 — 2006 годы расположены на стеллажах в связках по годовым разделам в соответствии с утвержденной описью. Документы по личному составу за 1944 — 2006 годы и личные дела уволенных работников техникума за 2003 — 2006 годы распложены на полках по годовым разделам, документы по личному составу в связки не упакованы. На стеллажах и полках имеются топографические указатели.

Личные дела работников техникума, карточки формы Т-2 и личные дела студентов за 2006—2009 годы хранятся в отдельных металлических шкафах в архивохранилище 1. Документы систематизированы по учебным годам, алфавиту и группам. Доступ к документам ограничен. Трудовые книжки и личные дела работников хранятся в сейфе отдела кадров.

Архивохранилище 2 находится на третьем этаже здания. В помещении архивохранилища имеются два окна закрытые темными шторами. Для искусственного освещения используются люминесцентные лампы в закрытом исполнении. Отопление центральное. Дверь деревянная, железом не обита. Выключатель находится внутри помещения. Имеется огнетушитель. Помещение оборудовано деревянными стеллажами. Температурно — влажностный режим не контролируется. В архивохранилище 2 сыро, на потолке имеются протёки воды и плесень, помещение нуждается в ремонте. В архивохранилище 2 хранятся личные дела студентов за 1971—2005 годы. Дела систематизированы по учебным годам, группам и алфавиту, упакованы в связки. Количество личных дел студентов в ходе проверки установить не удалось из-за отсутствия ответственной за их учёт и сохранность в виду её болезни. Документы временного срока хранения находятся на отдельных полках в связках и коробках.

Охранная сигнализация в архивохранилищах отсутствует, круглосуточную охрану здания техникума осуществляет дежурный вахтёр. Помещения архивохранилищ 1 и 2 опечатываются, доступ в них ограничен, сохранность документов обеспечена.

На момент проверки в техникуме, согласно утвержденным и согласованным ЭПК (ЭПМК) комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области описям постоянного хранения и личных дел уволенных находилось 157 единиц постоянного хранения за 1997—2006 годы и 20 ед. хр. личных дел уволенных за 2003—2006 годы. Данное количество документов постоянного хранения и личных дел уволенных соответствует учётным документам, фактов утраты не обнаружено. Документов постоянного хранения, находящихся в архиве техникума сверх установленного срока, нет.

Согласно учетным документам (паспорт архива, опись дел по личному составу) в архиве техникума числится 1419 ед. хр. по личному составу за 1944—2006 годы. В настоящее время в техникуме проводится проверка наличия документов по личному составу, личных дел уволенных работников и закончивших обучение студентов, т. к. в результате смены ответственной за архив техникума проверка наличия не проводилась и акт приёма — передачи не составлялся.

Ежегодно на 01 декабря текущего года в техникуме составляется паспорт архива и представляется в ГОУ ГАНИНО.

4. Использование документов архива

Документы по личному составу техникума используются для исполнения запросов социально-правового характера. Запросы по заработной плате исполняет главный бухгалтер техникума. Запросы регистрируются в отдельном журнале, копии справок вместе с заявлениями формируются в отдельное дело. Качество исполнения запросов соответствует требованиям Правил. Сроки исполнения запросов не нарушаются.

Запросы по стажу работы исполняет ответственная за архив, а запросы о сроках и месте учебы студентов исполняет специалист отдела кадров техникума. В отделе кадров ведется журнал регистрации выданных справок.

Документы из архивохранилища для работников техникума не выдавались. Журнал выдачи дел во временное пользование заведен.

В целях устранения отмеченных в ходе проверки недостатков и дальнейшего совершенствования работы архива техникума р е к о м е н д у е м:

1. Провести сплошную проверку наличия и состояния документов по личному составу работников и студентов техникума. Составить акт проверки наличия и состояния документов.

2. На документы с истекшими сроками хранения составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3. Привести условия хранения архивных документов в соответствие с «Основными правилами работы архивов организаций».

— провести косметический ремонт помещений архивохранилищ 1 и 2;

— приобрести контрольно — измерительные приборы для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилищах 1 и 2. Показания приборов фиксировать в регистрационном журнале.

4. Приобрести дополнительные стеллажи для архивохранилища 1.

5. Обить дверь архивохранилища 2 железом, выключатель вынести за пределы архивохранилища.

6. Пропитать деревянные стеллажи архивохранилища 2 огнезащитным составом или заменить металлическими стеллажами.