Официальный сайт архивной службы Новгородской области

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Система научно-справочного аппарата и поиска документов и документной информации в ГОКУ ГАНИНО

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (ГОКУ ГАНИНО) – осуществляет постоянное хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Обеспечить эффективный поиск архивных документов по темам, интересующим исследователей, призвана имеющаяся в архиве система научно – справочного аппарата, постоянно развивающаяся и совершенствующаяся.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методический основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

В настоящее время ГОКУ ГАНИНО располагает традиционными архивными справочниками и электронной базой данных по документам архива.

К системе НСА ГОКУ ГАНИНО относятся:

- архивные описи дел;

- краткий справочник «Государственный архив новейшей политической истории Новгородской области»;

- справочник «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»: Путеводитель;

- базы данных (БД) ПИК «Архивный фонд» версия 4,0; «КАИСА-Архив»

- обзоры документов;

- фотокаталог;

- картотеки;

- именной указатель номенклатурных работников по ф.260 Новгородского обкома КП РСФСР;

- перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро, секретариата, партийно-хозяйственного актива партийных и комсомольских органов и организаций за 1925-1992гг.

Справочники и документы выдаются исследователям для работы в читальном зале архива в соответствии с утвержденными «Правилами работы пользователей в читальном зале» и их список представлен в «Информации для пользователей» читального зала.

 

Система НСА архива

1. Архивные описи дел – базовый архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Опись дел выполняет две функции – учетную и информационно-поисковую, являясь основой для создания других элементов НСА: путеводителя, каталога, базы данных, указателей, обзоров. В справочный аппарат описи входит: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

По состоянию на 01.01.2017 года в архиве числилось 4660 описей дел.

2. Краткий справочник «Государственный архив новейшей политической истории Новгородской области» / Сост. А.Б. Тимофеева, Новгород, 1996. – 59 с.

В краткий справочник вошли сведения по группам фондов, дается индивидуальное описание наиболее важных фондов и документов, созданных в процессе деятельности партийно-политических органов Новгородской губернии (области) в ХХ веке. Основная часть справочника: «Краткая характеристика состава фондов и содержание документов» имеет следующие разделы:

1. Документы Истпарта, партийных органов и организаций Новгородской области (губернии), Партархива.

2. Документы комсомольских органов и организаций Новгородского края.

3. Документы современных политических партий, общественных организаций, движений, объединений граждан.

4. Коллекция фотодокументов.

В основной части справочника представлены индивидуальные характеристики шести фондов, и шесть групповых характеристик фондов. В описательных статьях (характеристиках фондов) не даны в полном объеме учетно-справочные данные, исторические справки имеются в кратком виде или отсутствуют, аннотации включают в себя характеристики состава документов по темам, отражающим основные направления деятельности фондообразователей. Справочник снабжен сведениями о научно-справочном аппарате архива.

3. Справочник «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»: Путеводитель / Сост. Е.А. Веселова, Т.М. Воронина, П.Р. Думин и др.Великий Новгород, 2009. – 392 с.

Путеводитель содержит сведения о составе и содержании архивных фондов на 01.01.2006г., состоит из основной части, включающей семь разделов с характеристиками фондов, а также приложений, описания научно-справочной библиотеки ГОУ ГАНИНО и общей библиографии.

Разделы основной части: «Органы, организации, учреждения коммунистической партии»; «Органы, организации, учреждения комсомола»; «Политические партии и общественные организации, их печатные органы»; «Государственное областное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»; «Фонды личного происхождения»; «Коллекции документов»; «Фотодокументы».

Первый раздел «Органы, организации, учреждения коммунистической партии» состоит из шести подразделов: партийные комитеты, органы партийного контроля, политотделы, первичные партийные организации, партийные группы (фракции), учреждения партии.

Второй раздел «Органы и учреждения комсомола» состоит из двух подразделов: «Комитеты комсомола», «Учреждения комсомола»; фонды в них помещены с использованием тех же принципов систематизации.

В третий раздел «Политические партии и общественные организации, их печатные органы» - включена групповая характеристика объединенного архивного фонда «Областные и региональные отделения политических партий и организаций», (документы девяти политических партий), а также фонды одиннадцати общественных организаций представленных индивидуальными характеристиками. В нем помещены сведения о деятельности политических партий и общественных организаций постсоветского времени.

Четвертый раздел - Включена индивидуальная характеристика фонда «ГОУ ГАНИНО»

В пятом разделе «Фонды личного происхождения» содержатся характеристики семи фондов: Д.М. Балашова, писателя, фольклориста; Н.И. Орлова, основателя общероссийского движения по поиску и захоронению военнослужащих и погибших в годы Великой Отечественной войны, А.Н. Орлова, сына Н.И. Орлова, командира поисковых отрядов; Б.С. Романова, писателя, ответственного секретаря Мурманской и Новгородской областных писательских организаций в 1978-1990 гг.; В.И. Тутова, участника Великой Отечественной войны, коллекционера; Н.К. Шванюкова, участника советско-финляндской и Великой Отечественной войн, прокурора Новгорода в 1949-1957 гг., председателя Новгородского областного суда в 1957-1985 гг., а также характеристика объединенного архивного фонда «Депутаты высших представительных органов государственной власти», включающего документы А.М. Кузнецова, В.Я. Михайлова, О.Ф. Очина, являвшихся депутатами высших представительных органов государственной власти в 1990-1995 гг. и характеристика объединенного архивного фонда «Участники Великой Отечественной войны и военных конфликтов», включающего документы П.В. Долинина, командира, комиссара партизанского отряда в составе 11-ой Волховской партизанской бригады, А.В. Марушковой, секретаря парткома 4-ой партизанской бригады, руководителя подпольной партийной группы в Шимском районе, И.И. Сергунина, начальника штаба, комиссара партизанского отряда им. Чкалова в составе 2-ой Особой партизанской бригады, комиссара 5-ой Ленинградской партизанской бригады, Героя Советского Союза, секретаря Новгородского обкома партии, председателя облисполкома. Характеристики фондов личного происхождения расположены по алфавиту фамилий фондообразователей.

Шестой раздел «Коллекции документов» включает две характеристики: коллекции «Страницы истории», отражающей участие новгородцев в событиях ХХ века и коллекции «Выборы президента Российской Федерации», посвященной выборам Президента РФ.

В седьмом разделе «Фотодокументы» представлена характеристика одного фонда – «Коллекция фотодокументов ГОУ ГАНИНО». Особенностью фонда является то, что, научно-справочный аппарат состоит из картотеки, книг учета и описания фотодокументов. Описи фотодокументов стали составляться с 2007 года на фотодокументы (позитивы), полученные при создании Книг Памяти Новгородской области от ветеранов Великой Отечественной войны, организаций и родственников павших воинов и от организаций - источников комплектования архива.

В четырех приложениях справочника включены перечни: «Конференции Новгородской партийной организации», «Съезды и конференции Новгородской комсомольской организации», «Первые секретари партийных органов» «Первые секретари комсомольских органов». В приложениях указаны даты проведения съездов и конференций, периоды пребывания в должности председателей и первых секретарей.

Имеется список фондов, включенных в путеводитель.

Путеводитель снабжен научно-справочным аппаратом: титульным листом, содержанием, предисловием, списком сокращений, именным и географическим указателями.

В общую библиографию включены документальные публикации архива до 2008 года. Три книги сборника документов «Новгородская земля в эпоху социальных потрясений», охватывающих период за 1918-1945 гг. и подготовленных в 2006-2008 гг., были созданы архивом совместно с учеными Новгородского государственного университета им. Ярослава Мудрого и Санкт-Петербургского института истории РАН.

4. БД ПИК «Архивный фонд», «КАИСА-Архив»

Система НСА развивается и качественно изменяется путем создания баз данных, которые вместе с традиционными справочниками образуют единый комплекс поисковых средств к документам государственного архива. Внедрение современных информационных технологий ведется на основе отраслевого ПК «Архивный фонд» версия 4,0 и ПИК «КАИСА-Архив».

БД содержат следующие сведения:

В разделе «ФОНД» (информация на уровне фонда)

- полное и сокращенное названия фонда, категория, количество описей, крайние даты документов, даты выверки и поступления документов, источник поступления и основание, дата последней проверки наличия дел;

- объем единиц хранения (по видам документов (управленческие, личного происхождения, научно-техническая документация, по личному составу, кино, фото, фоно и т.д.), количество описанных и неописанных документов;

- характеристика секретности, условия доступа к документам и при необходимости указаны причины ограничения;

- историческая справка (к фондам 1 и 2 категории);

- аннотация документов (к фондам 1 и 2 категории);

- состав НСА к документам фонда;

-физическое и техническое состояние документов.

В разделе «опись» (содержится информация на уровне описи дел)

- полное название каждой описи дел и её номер, крайние даты документов, объем описи, количество секретных дел;

- источник и основание поступления, характеристика секретности, условия доступа к документам и при необходимости указаны причины ограничения;

- физическое состояние документов описи;

- состояние описи: проведенные виды работ, наличие научно-справочного аппарата к описи, количество экземпляров описи, способ воспроизведения, требуемые виды работ с описью, классификация документов (признаки группировки дел в описи).

Заполнение всех вышеперечисленных полей позволяет получить перечень всех фондов архива, описей дел, состояние НСА.

ПК «Архивный фонд» осуществляет информационное обеспечение функций государственного учета документов, формирует паспорт архива на 01.01.года и ряд сводных отчетов.

БД ПИК «КАИСА-Архив» обеспечивает просмотр оцифрованных описей дел, ведение НСА при нефондовой организации аудиовизуальных документов: описание в базе данных электронных фотодокументов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий. К каждому заголовку единицы учета прикрепляется изображение с его описанием. С 2012 г. начали проводить работу по созданию электронного фотокаталога, именного и географического указателей.

 

5. Именной указатель номенклатурных работников – внутрифондовый указатель, составлен к фонду № 260 Новгородского обкома КП РСФСР. Карточки содержат фамилию, имя, отчество коммунистов, систематизированы в алфавитном порядке, имеют ссылку на номер описи и номер дела.

6. Обзоры архивных документов

Обзор архивного фонда:

Искра И.Р. Обзор документов фонда №1 Новгородский губернский комитет ВКП(б) (РСДРП(б), РКП(б) за 1917-1927 гг. / ГОУ ГАНИНО, Ф.1, Оп.1. (Одобрен методсоветом архивного управления, протокол от 31.10.2007 г. №1).

- Тематические обзоры документов (включают систематизированные сведения о составе документов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов):

Искра И.Р. Политические настроения народных масс в Новгородской губернии в 1917-1923гг. Фонд № 1 ГАНИНО - Новгородский губернский комитет ВКП(б) (РСДРП(б), РКП(б)) / Материалы Третьей научно-практической конференции историков – архивистов, Великий Новгород, 2003, С.97-109.

Винникова Ю.В. Освобождение Новгорода от немецко-фашистских захватчиков (Обзор документов по фондам ГАНИНО). / Материалы Четвертой научно-практической конференции историков – архивистов, Великий Новгород, 2004, С.152-155.

Искра И.Р. Протоколы беспартийных конференций как источник по истории настроения крестьян Новгородской губернии в 20-е гг. ХХ в. / Материалы Пятой научно-практической конференции историков – архивистов, Великий Новгород, 2005.

Лодочкина Е.С. 1917-й год в Новгородской губернии: состав документов фондов Государственного архива новейшей истории Новгородской области. / Материалы Седьмой научной конференции историков-архивистов, Великий Новгород, 2007.

Думин П.Р. Великая Отечественная война в документах фонда «Коллекция фотодокументов Государственного областного учреждения «Государственный архив новейшей истории Новгородской области». / Материалы Девятой научной конференции историков-архивистов, Великий Новгород, 2010.

7. Фотокаталог

Работа над созданием фотокаталога ГОКУ ГАНИНО начата в 2010 году. Каждая карточка фотокаталога имеет следующую информацию: номера фонда, описи, единицы хранения, характеристика носителя (позитив – черно-белый или цветной, негатив, СD-диск – если это электронный фотодокумент), аннотация фотодокумента, сведения о месте, дате, авторе съемки, сведения о публикации фотодокумента. Каждому фотодокументу присвоен индекс в соответствии с «Единым классификатором документной информации Архивного фонда Российской Федерации». Карточки фотокаталога располагаются в соответствии с присвоенными индексами. В фотокаталоге представлены большинство разделов ЕКДИ АФ РФ. Наиболее крупными разделами фотокаталога являются:

- «Вооруженные силы. Войны и военные конфликты» (индекс по ЕКДИ АФ РФ 06.00.00.00), подраздел «Великая Отечественная война (1941-1945 гг.)» (индекс 06.02.05.12.03);

- «Общественно-политическая жизнь» (индекс 07.00.00.00), подраздел «Региональные органы КПСС» (индекс 07.05.02.01.04);

- «Средства массовой информации» (индекс 08.00.00.00);

- «Промышленность» (индекс 14.00.00.00);

- «Сельское хозяйство» (индекс 18.00.00.00);

- «Искусство» (индекс 26.00.00.00);

- «Литература. Печать. Издательская деятельность» (индекс 27.00.00.00).

Работа над фотокаталогом продолжается.

8. Картотеки

Картотека постановлений Новгородского обкома КПСС за 1951-1983 гг. – составлена по документам фонда № 260 Новгородского обкома КПСС. Картотека начала создаваться (текстовая часть) в делопроизводстве фондообразователя, а в 2002-2004 годах продолжилась работа в архиве (проведены, систематизация, ссылочные данные). Это архивный справочник, в котором документная информация систематизирована по тематическому признаку: промышленность, сельское хозяйство и т.д. Темы соответствуют высшим делениям – отделам, подотделам «Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов» (М., 1978) (советский период) Примерное количество карточек – 14000. Карточки – это наклеенные на картон вырезки машинописных текстов из постановлений обкома КПСС (пленумов, бюро, секретариата), часто с приложениями. Несмотря на то, что картотека охватывает не весь период существования обкома КПСС (c 50-х по 80-е годы), и велась, скорее всего, нерегулярно, она обеспечивает поиск информации по документам фонда. Описание картотеки представлено в «Информации для пользователей» читального зала.

Предметно-тематические картотеки созданы в бывшем партийном архиве в основном до 1970 года. Объемы их различны, но в большей части невелики. Картотеки могут использоваться для публикаторской и выставочной деятельности архива.

Картотеки по фонду №1667 ГОКУ «ГАНИНО»:

- тематическая - карточки составлены из заголовков дел описи №2 дел постоянного хранения за 1917 -1990 годы с указанием номера дела по следующим темам:

1.Комсомол;

2.Великая Отечественная война;

3.Совет ветеранов;

4.Архив архива;

5.Фотоматериалы;

- именная алфавитная картотека авторов воспоминаний о событиях, участниками или свидетелями которых они являлись - карточки составлены из заголовков описи №2 дел постоянного хранения за 1917-1990 годы с указанием номера дела, систематизированы по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах описи или являющихся их авторами.

Именная картотека награждений граждан Почетными грамотами партийных, советских комсомольских и профсоюзных органов за 1964-1977 годы – это внутрифондовый архивный справочник, по фонду № 260 Новгородского обкома КПСС. Создавалась картотека награждений в 1964 – 1977 гг. в Новгородском обкоме КПСС и в связи с ликвидацией компартии в 1991 году картотека в необработанном виде была передана на хранение в архив, где проведена научно-техническая обработка. Картотека представляет собой именной перечень награжденных граждан Почетными грамотами. На каждой карточке содержатся следующие данные: фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность на момент награждения, за что награжден, основание, поисковые данные. Поисковые данные содержат ссылку на номер фонда, описи, дела.

Картотека используется для исполнения социально-правовых запросов органов и учреждений в работе исследователей при изучении кадровой политики коммунистической партии, вопросов морального поощрения в СССР. Картотека не содержит информацию конфиденциального характера, находится на открытом хранении в читальном зале, вместе с её описанием.

Именная картотека партийных деятелей Новгородской области (губернии), Боровичского и Новгородского округов - картотека систематизирована по алфавиту фамилий, имен, отчеств. Составлена картотека по документам фонда Новгородского губкома партии, фондов окружкомов, горкомов и райкомов партии. В карточках указаны должность, место работы, краткие биографические сведения о партийных деятелях, ссылочные данные имеются.

Картотека коммунистов, репрессированных в 30-50-е годы ХХ века – картотека создана в 1990 -1991 годах работниками архива по документам фондов горкомов и райкомов партии, содержит сведения о годе рождения, занимаемом социальном положении, месте работы и должности коммунистов. Указан номер партийного билета, номер и дата постановления бюро горкома, райкома или парткома. Карточки систематизированы по алфавиту фамилий, имен, отчеств. Поисковые данные имеются.

Картотека рассекреченных документов – карточки составлены на рассекреченные документы фонда № 260 за 1943-1968 годы. Содержат информацию о заголовке документа, количестве листов, имеются поисковые данные.

9. Перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро, секретариата, партийно-хозяйственного актива партийных и комсомольских органов и организаций за 1925-1992гг. – составлялись в обкоме, райкомах и горкомах партии и комсомола и вместе с описями дел передавались в партийный архив. Все перечни подшиты в дела, в 2002 - 2004 годах проведен их учет и анализ состояния. В перечни внесены поисковые данные: номер архивной описи дел и номер дела по описи.

Составлен указатель фондов, имеющих перечни вопросов, рассмотренных на пленумах заседаниях бюро, секретариата, партийно-хозяйственного актива обкомов, горкомов, райкомов КП РСФСР (КПСС, ВКП(б)), НСМ (РСМ, ЛКСМ, ВЛКСМ), парткомов промышленных предприятий, колхозно-совхозных управлений, комитетов комсомола учебных заведений в списке указаны номер и название фонда, имеющего перечни, хронологические рамки и наличие ссылочных данных. В список внесено 2059 перечней за 1925 – 1992 годы.

  ГОКУ ГАНИНО Научно-справочный аппарат

Версия для слабовидящих
Обычная версия